Règlement d’utilisation de l’espace Sayaspora – Location

Le local de Sayaspora est un espace communautaire situé au cœur de Montréal, conçu pour être un véritable carrefour de création, de collaboration et d’expression. Pensé comme un lieu vivant et inspirant, il incarne la mission de Sayaspora : amplifier les voix, valoriser les talents et encourager les initiatives portées par les membres de notre communauté.

Dans cette optique, l’espace est mis à disposition de manière ponctuelle pour des activités externes, principalement professionnelles, créatives ou collaboratives. Ce document a pour but d’encadrer l’utilisation de cet espace afin d’assurer un environnement respectueux, sécuritaire et aligné avec nos valeurs.

1. Capacité maximale

Capacité d’accueil maximale : 30 personnes (assis ou debout).

2. Types d’événements autorisés

Les événements doivent être professionnels, communautaires ou liés à la création de contenu. Les fêtes privées sont permises avec exceptions, sous réserves d’approbation de Sayaspora en amont. Les événements bruyants ou festifs ne sont pas autorisés. La musique forte n’est pas permise. Tous les événements doivent être approuvés par l’équipe Sayaspora avant la réservation.

3. Matériel disponible sur place

Inclus dans la location, en plus du matériel disponible sur les photos : 30 chaises, 2 grandes tables d’exposition, 1 speaker Bluetooth, 1 micro, 1 pupitre, 1 set de lumière, 1 backdrop photo.

4. Conditions d’accès

Les locataires recevront un courriel avec les instructions 24h avant la réservation. Le local est situé en demi-sous-sol, sans ascenseur (environ 10 marches). Aucun stationnement privé n’est fourni. Un stationnement payant est accessible en face du local.

5. Tarifs

– Semaine (18h–22h) : 100 $/heure
– Week-end (10h–22h) : 125 $/heure
– Tarif OBNL/charité : -15 % sur présentation d’un justificatif

Des plages horaires additionnelles en semaine peuvent être disponibles dans le cadre de demande spécifique. Veuillez nous contacter à Sayasporareservation@gmail.com pour toutes demandes spécifiques.

6. Dépôt de sécurité

Un dépôt de 150 $ CAD est exigé. Il est remboursable dans les 7 jours ouvrables suivant l’événement, sous réserve de conformité avec les règlements.

7. Politique d’annulation

• Annulation jusqu’à 14 jours avant la date de réservation : Remboursement intégral du montant payé ou possibilité de reporter la réservation à une date ultérieure, selon les disponibilités.

• Annulation entre 7 et 13 jours avant la date de réservation : Remboursement de 50% du montant payé ou possibilité de reporter la réservation à une date ultérieure, selon les disponibilités.

• Annulation dans les 7 jours précédant la date de réservation : Aucun remboursement ne sera effectué, mais la réservation peut être reportée à une date ultérieure, selon les disponibilités.

En cas d’annulation de la part de Sayaspora en raison d’une urgence ou d’une raison indépendante de sa volonté : Remboursement intégral du montant payé ou possibilité de reporter la réservation à une date ultérieure, selon les disponibilités.

Il est important de noter que toutes les annulations doivent être effectuées par écrit (par courrier électronique et confirmées par écrit uniquement : Sayasporareservation@gmail.com. Le report de la réservation à une date ultérieure ne peut être effectué qu’une seule fois, après quoi aucune autre annulation ou report ne sera possible.

8. Règles d’utilisation, conditions de location et responsabilités

• L’espace doit être rendu propre;
• Les déchets doivent être sortis;
• Il est strictement interdit de fumer dans les lieux loués ainsi que d’avoir une machine à fumée. Le cas échéant, des frais de 1,000$ vous seront facturés.
• Aucun accrochage sur les murs/plafonds sans autorisation;
• Il est strictement interdit de vendre de l’alcool dans l’Espace à moins d’avis contraire;
• Le Locataire s’engage à respecter les règles de la Santé Public et Sayaspora n’est en aucunement responsable des agissements du Locataire et ses invités pendant la location de l’espace Sayaspora ;
• Il est strictement interdit d’utiliser des confettis ou de vrais pétales de fleurs dans

l’espace Sayaspora sans quoi un surplus de ménage vous sera facturé au coût de 200$ ;

• Le son doit être gardé à un niveau acceptable et raisonnable. L’intensité du bruit créé par l’événement doit être conservée à un niveau acceptable et le Locataire s’engage à faire cesser tout bruit susceptible de troubler la paix.
• L’utilisation et l’accès à l’espace Sayaspora sont permis uniquement pour la période couverte par le contrat de location, sauf avis contraire écrit. Toute utilisation additionnelle sera facturée à 200$ de l’heure. L’heure de fin de l’événement est fixée au plus tard à 22h.

• Le locataire est responsable de tout bien ou installation brisé, manquant ainsi que de tout dommage à l’espace ou à l’immeuble pendant la durée de sa location. En cas de dégradation, perte ou dommage, le locataire s’engage à couvrir les frais de réparation ou de remplacement nécessaires pour remettre l’espace et les installations dans leur état initial.
• Sayaspora décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol d’effets personnels.
• Sayaspora se réserve le droit d’annuler l’événement en tout temps sans indemnité pendant l’évènement en cas de grabuge, de perte de contrôle ou autres motifs.

10. Visites

Des visites sont possibles sur demande. Écrivez-nous à info@sayaspora.com.

11. Foire aux questions (FAQ)

• Comment accéder au local?

Les instructions d’accès (code de porte, WiFi, consignes, contacts d’urgence) sont envoyées 24h avant votre réservation.

• Peut-on faire une visite avant de réserver ?

Oui, les visites sont possibles sur rendez-vous en écrivant à Sayasporareservation@gmail.com.

• Y a-t-il un stationnement sur place ?

Non, mais un stationnement payant est disponible en face du local.

• Puis-je apporter de l’alcool ?

Oui, tant que cela reste dans le cadre d’un événement professionnel ou calme, et avec l’approbation préalable de l’équipe Sayaspora.

• Quelles sont les heures maximales de réservation ?

Du lundi au vendredi de 18h à 22h et les weekends de 10h à 22h.

• Est-ce que les animaux sont permis?

Non, les animaux ne sont pas autorisés.

• Quelles sont les conditions de rangement et de nettoyage de la salle après la séance?

Nous demandons de remettre l’espace tel que vous l’avez trouvé après votre passage, pour le grand nettoyage nous nous en occupons mais nous demandons de sortir vos déchets et de ne laisser aucunes poubelles derrière vous. Des instructions précises concernant les poubelles vous seront données au moment de votre réservation.